REGULAMIN

Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary”

§1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary” jest Studenckie Koło Naukowe przy Katedrze i Oddziale Psychiatrii
   i Psychoterapii Wieku Rozwojowego Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach, zwane w dalszej części Organizatorem.
2. Konferencja odbędzie się w dniach 24-25 października 2025 roku w formie hybrydowej na terenie kampusu Wydziału Nauk Medycznych w Katowicach Ligocie i za pośrednictwem środków telekomunikacyjnych.
3. Udział w Konferencji jest darmowy.
4. Obowiązującym językiem w czasie trwania Konferencji są języki polski oraz angielski.
5. Autorami prac mogą być:
1. Studenci uczelni studiów wyższych: I stopnia, II stopnia, jednolitych studiów magisterskich wszystkich lat i kierunków oraz lekarze stażyści zrzeszeni w kołach naukowych przy uczelniach medycznych;
2. Uczestnicy studiów doktoranckich i szkoły doktorskiej przy uczelniach wyższych.
6. Kwalifikacji prac dokona Komitet Organizacyjny składający się z pracowników naukowych Śląskiego Uniwersytetu Medycznego. Komisja ma prawo zakwalifikować lub odrzucić prace.

§2

ZAŁOŻENIA

1. W ramach Konferencji planowane są następujące sesje plenarne:
1. Sesja prac oryginalnych;
2. Sesja prac przeglądowych;
3. Sesja prac typu opis przypadku (case report);
4. Sesja „Brain Briefs”.
2. Zagadnienia zgłaszanych prac powinny być zgodne z tematyką Konferencji i obejmować zagadnienia dotyczące zdrowia psychicznego.
3. Maksymalna liczba uczestników w danej sesji wynosi 20. 
4. W zależności od ilości zgłoszonych prac, Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmiany liczby i tematyki sesji.

§3

UCZESTNICTWO

1. Wyróżnia się dwa rodzaje uczestnictwa tj. czynne i bierne.
2. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej.
3. Uczestnik czynny:
1. Zgłasza swoje uczestnictwo oraz streszczenia prezentowanej pracy lub prac za pomocą formularza rejestracyjnego do dnia określonego w §3 ust. 2. O zakwalifikowaniu decyduje Komitet Naukowy oraz Organizacyjny;
2. Może być autorem lub współautorem maksymalnie 2 prac  w jednej sesji;
3. Może zaprezentować więcej niż jedną pracę;
4. Otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa;
5. Bierze udział w konkursie prac.
4. Uczestnik bierny:
1. Zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny dostępny przed wejściem na Konferencję w dniu wydarzenia;
2. Ma możliwość uczestnictwa w dyskusjach dotyczących wygłoszonych prac oraz quizie  konkursowym.
5. Formularze rejestracyjne dostępne są pod tym adresem internetowym.
6. Uczestnicy czynni wobec uczestników biernych mają pierwszeństwo w zapisach do stacjonarnego uczestnictwa w Konferencji oraz w zapisach na warsztaty odbywające się w ramach wydarzenia. 
7. Uczestnicy zgłoszeni jako współautorzy prezentowanych prac będą traktowani jako uczestnicy czynni.
8. Zakwalifikowani uczestnicy otrzymają wiadomość z potwierdzeniem uczestnictwa na podany w formularzu adres e-mail.
9. Jedynym dowodem uczestnictwa w Konferencji jest Certyfikat wystawiany po zamknięciu obrad Konferencji.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia Certyfikatu w sytuacji gdy:
1. Uczestnik nie brał udziału w Konferencji;
2. Zgłoszona praca nie została wygłoszona przez jej autorów;
3. Uczestnik złamie postanowienia niniejszego regulaminu i/lub regulaminu obiektu, w którym odbywa się Konferencja. 
11. Uczestnik ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone w trakcie Konferencji.
12. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu Konferencji i zgodą na przetwarzanie danych osobowych w celach prawidłowej organizacji Konferencji.

 

§4

REJESTRACJA I KWALIFIKACJA PRAC

1. Streszczenia prac należy zgłaszać wyłącznie w języku polskim lub angielskim.

2. Warunkiem uczestnictwa czynnego jest wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Organizatora. Termin rejestracji oraz nadsyłania streszczeń zostanie opublikowany na stronie internetowej.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów. Ewentualne informacje będą umieszczane na stronie internetowej Organizatora.

4. Za treść́ i formę streszczenia odpowiada Uczestnik.

5. Streszczenie powinno składać się z następujących części:

1. Wstęp;
2. Metodyka;
3. Wyniki;
4. Wnioski;
5. W przypadku prac kazuistycznych część “metodyka” i “wyniki” powinny być zastąpione częścią “opis przypadku”.

6. Długość streszczenia nie powinna przekraczać 2000 znaków i nie powinno zawierać ryciny, wykresów, rysunków oraz zdjęć. Do limitu znaków nie są wliczane: tytuł, nagłówki poszczególnych części oraz afiliacje.

7. Kwalifikacji  podlegać będą wyłącznie prace nieprezentowane wcześniej na konferencjach medycznych.

8. Kwalifikacja streszczenia następuje na podstawie oceny Komitetu Naukowego.  Prace niespełniające warunków określonych w §4 ust. 5, 6 i 7 będą dyskwalifikowane. 

9. Prace niezgodne z regulaminem nie będą brane pod uwagę podczas kwalifikacji.

10. Streszczenie dla sesji konkursowej „Brain Briefs” powinno stanowić wyłącznie formę abstraktu graficznego. Szczegółowe wytyczne znajdują się w §6 regulaminu.

11. Każdy Uczestnik zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji drogą e-mailową nie później niż̇ miesiąc przed terminem Konferencji.

12. Lista prac zakwalifikowanych do udziału w sesji konkursowych zostanie opublikowana na stronie Konferencji oraz social mediach Konferencji najpóźniej do dnia 24.09.2025 roku.

§5

WARUNKI PREZENTACJI PRAC W SESJI USTNEJ

1. Prace zakwalifikowane do sesji konkursowych powinny być przygotowane w formie prezentacji multimedialnej  w formacie PPTX lub PDF. Za niezgodność oprogramowania i problemy techniczne wynikające z nieodpowiedniego przygotowania prezentacji Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
2. Uczestnik ma obowiązek przesłania prezentacji multimedialnej na adres e-mailowy Organizatora we wskazanym terminie.
3. Prezentacja musi być przygotowana w języku polskim lub angielskim.
4. Praca może być wygłoszona wyłącznie przez jednego z autorów pracy. 
5. Wszyscy autorzy pracy obecni na Konferencji mogą brać udział w dyskusji po prezentacji pracy.
6. Pierwszy slajd prezentacji powinien zawierać: nazwiska autorów pracy, tytuł pracy, nazwisko opiekuna pracy i/lub SKN oraz nazwę SKN.
7. Nieprzekraczalny czas przeznaczony na prezentację wynosi 7 minut, a na dyskusję 3 minuty. W przypadku przekroczenia czasu prezentacji, Uczestnik zobowiązany jest przejść od razu do wniosków i jak najszybciej zakończyć prezentację. 
8. Każdy z Uczestników Konferencji ma prawo zadać pytanie dotyczące prezentowanej pracy.

 

§6

BRAIN BRIEFS

1. Cele konkursu i warunki uczestnictwa:

1. Sesja konkursowa „Brain Briefs” jest rodzajem konkursu dedykowanego studentom oraz doktorantom, polegającym na przedstawieniu swojego projektu badawczego w sposób przystępny, angażujący i zrozumiały w czasie nieprzekraczającym 3 minut. Uczestnicy mogą użyć tylko jednego slajdu i nie mogą korzystać z dodatkowych rekwizytów ani efektów audiowizualnych. Celem konkursu jest rozwijanie umiejętności komunikacji naukowej i popularyzacji badań;
2. W konkursie mogą brać udział studenci i doktoranci, którzy prowadzą badania naukowe związane z tematyką Konferencji;
3. Każdy uczestnik może zgłosić jeden temat badawczy;
4. Zgłoszenia należy przesłać w określonym przez Organizatora terminie poprzez formularz rejestracyjny;
5. W ramach tej sesji konkursowej akceptowane będą wyłącznie abstrakty w formie graficznej. Zgłoszenia w formie tekstowej nie będą rozpatrywane. Szczegółowe wytyczne dotyczące formy graficznej abstraktu znajdują się w §6 ust. 2;
6. Graficzny abstrakt może być wykorzystany do prezentacji.

2. Abstrakt graficzny - szczegółowe wytyczne:

1. Abstrakt powinien stanowić plik w formacie PDF, PNG, JPG lub PPTX o proporcjach 16:9;
2. Elementy, które powinny znaleźć się w strukturze treści: 1) tytuł 2) imię i nazwisko autora, afiliacja 3) treść graficzna 4) główne przesłanie;
3. Abstrakt powinien być przejrzysty, sugerowane jest unikanie nadmiaru szczegółów. Informacje na slajdzie powinny być przedstawione w sposób graficzny, tekst na slajdzie powinien ograniczać się do tytułów i krótkich fraz lub nazw. Ważnymi aspektami wpływającymi również na ogólną ocenę są spójność kolorystyczna oraz czytelna czcionka.

3. Zasady prezentacji:

1. Każdy uczestnik ma maksymalnie 3 minuty na przedstawienie swojego projektu badawczego;
2. Prezentacja musi być prowadzona w języku polskim lub angielskim;
3. Dozwolone jest użycie wyłącznie jednego statycznego slajdu (bez animacji, efektów przejść, dźwięku czy wideo);
4. Nie wolno używać dodatkowych rekwizytów, kart z notatkami ani pomocy wizualnych innych niż przygotowany slajd;
5. Prezentacja musi być przeprowadzona na żywo bez możliwości odtwarzania wcześniej nagranych materiałów;
6. Udział wymaga osobistego pojawienia się na Konferencji.

4. Kryteria oceny.

Prezentacje będą oceniane przez jury według następujących czynników:

1. Zrozumiałość i klarowność przekazu w ramach przewidzianego czasu (30%) – zawarcie w swojej wypowiedzi w sposób logiczny i zrozumiały wszystkich najważniejszych aspektów pracy badawczej w czasie przeznaczonym na prezentację;
2. Zaangażowanie i umiejętności komunikacyjne (30%) – sposób prezentacji, charakter popularnonaukowy wystąpienia, unikanie lub tłumaczenie specjalistycznych wyrażeń;
3. Treść merytoryczna oraz jej graficzne przedstawienie (20%) – atrakcyjność graficznych wizualizacji oraz merytoryczność zawartych treści;
4. Przydatność i znaczenie badań (20%) – zawarcie w swoje wypowiedzi celu badania oraz znaczenia praktycznego jego wyników.

5. Organizator przewiduje nagrody dla trzech najlepszych prezentacji.

 

§7

KONKURS PRAC

1. W ramach każdej sesji plenarnej odbywa się̨ Konkurs Prac oceniany przez Jury. 
2. W skład Jury mogą wchodzić pracownicy jednostek Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.
3. Elementy pracy oceniane przez Jury to: wartość merytoryczna, sposób prezentacji, przestrzeganie limitu czasu przeznaczonego na prezentację, sposób i forma prowadzenia dyskusji, twórczy wkład własny w przygotowanie pracy.
4. Jury nie może oceniać prac, których jest opiekunem merytorycznym lub występuje inny konflikt interesów.
5. W każdej sesji nagrodzone zostaną trzy prace.
6. Autorzy najlepszych prac otrzymają nagrodę rzeczową oraz dyplom z wyszczególnieniem sesji, autorów, osoby prezentującej, opiekuna, tytułu oraz zajętego miejsca.
7. Od wyników sesji konkursowych nie przysługuje odwołanie.

 

§8

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w regulaminie i harmonogramie Konferencji bez podania przyczyny.
2. Administratorem Danych Osobowych jest Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach ul. Poniatowskiego 15, 40-055 Katowice, tel. 32 208 3600, NIP: 634-000-53-01, REGON: 000289035 przedstawiający zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia RODO następujące informacje: 
1. Aktualne dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych dostępne są pod numerem tel. 32 208 3630 lub na tej stronie internetowej;
2. Dane osobowe przetwarza się w celu rejestracji i obsługi uczestnictwa w II Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary” na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia RODO tj. udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych;
3. Odbiorcami danych osobowych są merytorycznie odpowiedzialni pracownicy Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach oraz organizatorzy ze strony studentów SUM posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz inne organy publiczne, które zwrócą się z prawnie uzasadnionym wnioskiem o udostępnienie danych osobowych;
4. SUM nie przewiduje przekazywania danych osobowych do Państwa trzeciego;
5. Dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. W uzasadnionych przypadkach okres ustalany na podstawie Zarządzeniem Rektora SUM Nr 79/2007 z dnia 31.08.2007r. z późn. zm. „Instrukcja Kancelaryjna dla Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach”;
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych;
7. Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem; 
8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych do organu nadzorczego; 
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi rejestrację i uczestnictwo w I Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary”;
10. W przypadku przetwarzania podanych danych osobowych nie zachodzi zautomatyzowane podejmowanie decyzji;
11. W przypadku niedostatecznego zrozumienia znaczenia ww. treści możliwe jest uzyskanie informacji poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych, którego dane kontaktowe dostępne są na tej stronie internetowej oraz pod numerem tel. 32 208 3600.
3. Kontakt z Organizatorem jest możliwy poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: wymiary.konferencja@gmail.com
4. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Komitet Organizacyjny drogą głosowania. 
5. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania.