REGULAMIN

I Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary”

§1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem I Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary” jest Studenckie Koło Naukowe przy Katedrze i Oddziale Psychiatrii i Psychoterapii Wieku Rozwojowego Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach, zwane w dalszej części Organizatorem.
2. Konferencja odbędzie się w dniu 19 kwietnia 2024 roku w formie hybrydowej na terenie kampusu Wydziału Nauk Medycznych w Katowicach Ligocie i za pośrednictwem platformy Zoom.
3. Udział w Konferencji jest darmowy.
4. Obowiązującym językiem w czasie trwania Konferencji jest język polski.
5. Autorami prac mogą być:
   1. studenci uczelni medycznych studiów: I stopnia, II stopnia, jednolitych studiów magisterskich wszystkich lat i kierunków, oraz lekarze stażyści, zrzeszeni w kołach naukowych przy uczelniach medycznych.
   2. uczestnicy studiów doktoranckich i szkoły doktorskiej przy uczelniach wyższych.
6. Kwalifikacji prac dokona Komitet Organizacyjny składający się z pracowników naukowych Śląskiego Uniwersytetu Medycznego. Komisja ma prawo zakwalifikować lub odrzucić prace.

§2

ZAŁOŻENIA

1. W ramach Konferencji planowane są następujące sesje plenarne:
   1. Sesja prac oryginalnych
   2. Sesja prac przeglądowych
   3. Sesja prac typu opis przypadku (case report)
2. Zagadnienia zgłaszanych prac powinny być zgodne z tematyką Konferencji i obejmować zagadnienia dotyczące zdrowia psychicznego.
3. Maksymalna liczba uczestników w danej sesji wynosi 20. 
4. W zależności od ilości zgłoszonych prac, Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do zmiany liczby i tematyki sesji.

§3

UCZESTNICTWO

1. Wyróżnia się dwa rodzaje uczestnictwa tj. czynne i bierne.
2. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej do 
   1. 23:59 dnia 10.03.2024 roku w przypadku uczestnictwa czynnego 
   2. 23:59 dnia 12.04.2024 roku w przypadku uczestnictwa biernego
3. Uczestnik czynny:
   1. zgłasza swoje uczestnictwo oraz streszczenia prezentowanej pracy lub prac za pomocą formularza rejestracyjnego do dnia określonego w §3 ust. 2. O zakwalifikowaniu decyduje Komitet Naukowy oraz Organizacyjny. 
   2. może być autorem lub współautorem maksymalnie 2 prac  w jednej sesji.
   3. może zaprezentować więcej niż jedną pracę
   4. otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa
   5. bierze udział w konkursie prac
4. Uczestnik bierny:
   1. zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny do dnia określonego w  §3 ust. 2 lub do wyczerpania miejsc. O zakwalifikowaniu decyduje Komitet Organizacyjny. 
   2. ma możliwość uczestnictwa w dyskusjach dotyczących wygłoszonych prac oraz quizie  konkursowym
5. Formularze rejestracyjne dostępne są pod adresem internetowym https://konferencja-wymiary.sum.edu.pl/
6. Uczestnicy czynni wobec uczestników biernych mają pierwszeństwo w zapisach do stacjonarnego uczestnictwa w konferencji. 
7. Uczestnicy zgłoszeni jako współautorzy prezentujący pracę będą mieli pierwszeństwo udziału stacjonarnego w stosunku do uczestników, którzy nie zostali zgłoszeni jako współautorzy prezentujący pracę.
8. Potwierdzeniem rejestracji na Konferencję jest otrzymanie zwrotnego maila od Organizatorów z potwierdzeniem uczestnictwa. 
9. Jedynym dowodem uczestnictwa w Konferencji jest Certyfikat wystawiany po zamknięciu obrad Konferencji. Organizatorzy zastrzegają̨ sobie prawo do odmowy wystawienia Certyfikatu osobie, która nie uczestniczyła w obradach oraz w sytuacji, gdy praca nie zostanie wygłoszona przez jej autorów. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy wydania certyfikatu w wypadku nie wygłoszenia zgłoszonej pracy oraz w przypadku złamania postanowień powyższego regulaminu i regulaminu obiektu, w którym odbywa się Konferencja. 
10. Uczestnik ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone w trakcie Konferencji.
11. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu Konferencji i zgodą na przetwarzanie danych osobowych w celach prawidłowej organizacji Konferencji.

§4

REJESTRACJA I KWALIFIKACJA PRAC

1. Streszczenia prac należy zgłaszać wyłącznie w języku polskim
2. Warunkiem uczestnictwa czynnego jest wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Organizatora. Termin rejestracji oraz nadsyłania streszczeń upływa 10.03.2024 r. o godzinie 23:59. 
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów. Ewentualne informacje będą umieszczane na stronie internetowej Organizatora.
4. Za treść́ i formę streszczenia odpowiada Uczestnik.
5. Streszczenie powinno składa się z następujących części:
   1. wstęp
   2. metodyka
   3. wyniki
   4. wnioski
   5. w przypadku prac kazuistycznych część “metodyka” i “wyniki” powinny być zastąpione częścią “opis przypadku”
6. Długość streszczenia nie powinna przekraczać 2000 znaków i zawierać ryciny, wykresów, rysunków oraz zdjęć. Do limitu znaków nie są wliczane: tytuł oraz nagłówki poszczególnych części.
7. Kwalifikacji  podlegać będą wyłącznie prace nieprezentowane wcześniej na konferencjach medycznych.
8. Kwalifikacja streszczenia następuje na podstawie oceny Komitetu Naukowego.  Prace niespełniające warunków określonych w §4 ust. 5, 6 i 7 będą dyskwalifikowane. 
9. Prace niezgodne z regulaminem nie będą brane pod uwagę podczas kwalifikacji.
10. Każdy Uczestnik zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji drogą e-mailową nie później niż̇ … przed terminem Konferencji.
11. Lista prac zakwalifikowanych do udziału w sesji konkursowych zostanie opublikowana na stronie Konferencji oraz social mediach konferencji najpóźniej do dnia 15.03.2024 roku

§5

WARUNKI PREZENTACJI PRAC W SESJI USTNEJ

1. Prace zakwalifikowane do sesji konkursowych powinny być przygotowane w formie prezentacji multimedialnej  w formacie .pptx lub .pdf. Za niezgodność oprogramowania i problemy techniczne wynikające z nieodpowiedniego przygotowania prezentacji Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
2. Uczestnik ma obowiązek przesłania prezentacji multimedialnej na adres mailowy wskazany przez Organizatora do 15.04.2024  do godziny 23:59.
3. Prezentacja musi być przygotowana w języku polskim.
4. Praca może być wygłoszona wyłącznie przez jednego z autorów pracy. 
5. Wszyscy autorzy pracy obecni na konferencji mogą brać udział w dyskusji po prezentacji pracy
6. Pierwszy slajd prezentacji powinien zawierać: nazwiska autorów pracy, tytuł pracy, nazwisko opiekuna pracy i/lub SKN oraz nazwę SKN.
7. Nieprzekraczalny czas przeznaczony na prezentację wynosi 7 minut, na dyskusję 3 minuty. W przypadku przekroczenia czasu prezentacji, Uczestnik zobowiązany jest przejść od razu do wniosków i jak najszybciej zakończyć prezentację. 
8. Każdy z Uczestników Konferencji ma prawo zadać pytanie dotyczące prezentowanej pracy.

§6

KONKURS PRAC

1. W ramach każdej sesji plenarnej odbywa się̨ Konkurs Prac oceniany przez Jury. 
2. W skład Jury mogą wchodzić pracownicy jednostek Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach
3. Elementy pracy oceniane przez Jury: wartość merytoryczna, sposób prezentacji, przestrzeganie limitu czasu przeznaczonego na prezentację, sposób i forma prowadzenia dyskusji, twórczy wkład własny w przygotowanie pracy.
4. Jury nie może oceniać prac, których jest opiekunem merytorycznym, współpracuje z prezentującym lub występuje jakikolwiek inny konflikt interesów.
5. W każdej sesji nagrodzone zostaną trzy prace (łącznie 6 wyróżnień)
6. Autorzy najlepszych prac otrzymają nagrodę rzeczową oraz dyplom z wyszczególnieniem sesji, autorów, osoby prezentującej, opiekuna, tytułu oraz zajętego miejsca.
7. Od wyników sesji konkursowych nie przysługuje odwołanie.

§7

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w regulaminie konferencji, harmonogramie konferencji, bez podania przyczyny.
2. Administratorem Danych Osobowych, jest Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach - ul. Poniatowskiego 15, 40-055 Katowice, tel. 32 208 3600, NIP: 634-000-53-01, REGON: 000289035 przedstawiający zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia RODO następujące informacje: 
   1. Aktualne dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych dostępne są pod numerem tel. 32 208 3630 lub na stronie internetowej sum.edu.pl oraz iod.sum.edu.pl;
   2. Dane osobowe przetwarza się w celu rejestracji i obsługi uczestnictwa w I Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary” na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia RODO tj. udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych
   3. Odbiorcami danych osobowych są merytorycznie odpowiedzialni pracownicy Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach oraz organizatorzy ze strony studentów SUM posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz inne organy publiczne, które zwrócą się z prawnie uzasadnionym wnioskiem o udostępnienie danych osobowych 
   4. SUM nie przewiduje przekazywania danych osobowych do Państwa trzeciego
   5. Dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. W uzasadnionych przypadkach okres ustalany na podstawie Zarządzeniem Rektora SUM Nr 79/2007 z dnia 31.08.2007r. z późn. zm. „Instrukcja Kancelaryjna dla Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach”
   6. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawo do przenoszenia danych. 
   7. Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem; 
   8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych do organu nadzorczego; 
   9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi rejestrację i uczestnictwo w I Ogólnopolskiej Konferencji Psychiatrycznej dla Studentów i Doktorantów „Wymiary”
   10. W przypadku przetwarzania podanych danych osobowych nie zachodzi zautomatyzowane podejmowanie decyzji.
   11. W przypadku niedostatecznego zrozumienia znaczenia ww. treści możliwe jest uzyskanie informacji poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych, którego dane kontaktowe dostępne są na stronie internetowej http://iod.sum.edu.pl oraz pod numerem tel. 32 208 3600.
3. Kontakt z Organizatorem jest możliwy poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: konferencja-wymiary@365.sum.edu.pl
4. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Komitet Organizacyjny drogą głosowania. 
5. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania.